Gestion des congés payés en entreprise : Les règles à maitriser

Vos salariés vous sollicitent pour les réservations estivales. Avant d’accepter il est nécessaire de connaitre vos obligations et les règles à respecter pour la pose des congés payés. On fait le point.

1) Les périodes de prise des congés payés

Les périodes de prise de congés payés sont déterminées par le code du travail :

• Le congé principal (les 4 premières semaines) doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre,

• La 5ème semaine de congés payés peut être prise entre 1er mai et le 30 avril.

Il est possible de déroger à cet aménagement par accord d’entreprise.

Votre convention collective peut également prévoir des dispositions particulières.

⚠️ Attention en cas de non-respect des périodes de prise de congés, le salarié peut bénéficier de 1 ou 2 jours de congés supplémentaires au titre du fractionnement comme suit :

• 2 jours supplémentaires si le salarié prend au moins une semaine de son congé principal en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre ;

• 1 jour supplémentaire si le salarié prend moins d’une semaine de son congé principal en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre.

Comment faire si mon salarié ne souhaite pas prendre 4 semaines au cours de la période estivale ? Le cas échéant votre salarié doit au préalable faire une demande écrite en indiquant expressément qu’il renonce aux jours de fractionnement.

💡 A noter : un accord d’entreprise ou un accord de branche peut fixer les règles de fractionnement du congé, et ainsi écarter l’attribution de jours de fractionnement.

2) La fixation des dates de congés

L’organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur.

L’employeur doit veiller à ce que les salariés bénéficient en continue d’au moins 12 jours ouvrables en continus.

A défaut d’accord collectif ou d’accord de branches l’employeur définit l’ordre des départs (après avis du CSE le cas échéant), en tenant compte de :

- La situation familiale du salarié (possibilité du conjoint, présence au sein du foyer d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie) ;

- L’ancienneté ;

- L’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

💡 A noter : Les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

3) Focus Salariés à temps partiels :  Assurer l’égalité avec les salariés à temps complet

Le décompte des congés payés s’effectue à partir du 1er jour au cours duquel le salarié aurait dû travailler jusqu’à la veille de sa reprise.

Si le salarié à temps partiel pose ses congés payés de manière à « économiser » le jour non travaillé, il peut avoir finalement plus de congés payés que ses collègues. Il appartient à l’employeur de fixer les règles de prise des congés payés afin d’assurer l’égalité entre les salariés à temps plein et à temps partiel.

L’employeur peut, par exemple, poser une règle selon laquelle les congés payés se prennent seulement par semaine entière, ou accepter la pose des congés que si la demande de congé couvre le nombre de jours de temps partiel requis.

Par dérogation, la Cour de cassation a également admis qu’un accord collectif pouvait prévoir un mode d’acquisition et de décompte des droits à congés payés spécifiques en jours ouvrés. Il serait ainsi possible de proratiser l’acquisition des droits à congés payés en fonction du nombre jours travaillés de la semaine. Cette méthode peut néanmoins entrainer des difficultés en cas de modification du temps de travail.

4) Focus Congés Payés supplémentaires par enfant à charge

Les femmes salariées de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente bénéficient de deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Ce congé est réduit à un jour si le congé légal n’excède pas 6 jours.

Les femmes salariées de plus de 21 ans bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge sans que cela puisse excéder la durée maximale du congé annuel.

Les hommes qui assurent la garde et l’éducation de leurs enfants bénéficient également de ces jours de congés supplémentaires.

5) Organisation des départs en congés payés

L’employeur doit communiquer à chacun au moins un mois à l’avance, les dates et l’ordre des départs en congé.

L’employeur ne peut pas changer des dates de congés du salarié moins d’un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.

💡 A noter :  L’employeur peut également imposer les dates de congés en décidant de la fermeture de l’entreprise à une période déterminée.

L’employeur doit veiller à la prise effective des congés payés par les salariés. Le non-respect de cette obligation, qui s’inscrit dans le cadre de l’obligation de veiller à la santé et à la sécurité des salariés, peut être sévèrement sanctionnées.

Par principe, les congés doivent être soldés avant le début de la nouvelle période d’acquisition, soit avant le 1er juin.

⚠️L’employeur ne peut pas substituer la prise effective des congés par une indemnité compensatrice, sauf en cas de rupture de contrat de travail.

6) Et si le salarié demande le report de ses congés ?

Le salarié ne bénéficie d’aucun droit au report sans autorisation expresse de l’employeur. Il ne peut pas non plus refuser de prendre des congés payés pendant des années, malgré les avertissements de la part de l’employeur, et réclamer le paiement en indemnité de congés payés.

⚠️Attention, il existe des situations spécifiques où les salariés bénéficient d’un report automatique des droits à congés payés :

• Période de report de 15 mois pour les congés payés qu’un salarié n’est pas en mesure de prendre en raison d’un AT/MP ou maladie ordinaire,

• Les salariés de retour de congés maternité ou d’un congé d’adoption conservent le bénéfice de leur droit acquis avant le début du congé,

• Les salariés en congé paternité ou congé parental d’éduction conservent le bénéfice de leur droit acquis avant le début du congé,

• Application identique en cas de congé de solidarité familiale, de congé proche aidant, de congé de présence parentale pour enfant malade.

7) En cas de report, le Compte Epargne Temps (CET) est-il envisageable ?

Le CET peut être utilisé par ses bénéficiaires pour accumuler des droits à congés rémunérés à utiliser dans l’avenir.

Pour sa mise en place, il doit faire l’objet d’un accord collectif fixant les règles d’alimentation et d’utilisation.

L’instauration d’un CET doit donc être prévu en amont de la fin de la période de référence des congés payés, mais reste une solution efficace en cas de demande de report régulier des congés payés de la part des salariés.

Par

Lucille BAULT

Directrice du département social T2F - Expert-Comptable

06/03/2025

Lucille et son équipe sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos projets RH et externalisation de la paie.