Congés payés : quelles sont les obligations de l’employeur en matière de gestion et de preuve ?

Dans toute entreprise la gestion des congés payés ne se limite pas à un simple enregistrement dans un logiciel RH. L’employeur a une véritable obligation proactive d’organisation. Il ne suffit pas de laisser les salariés prendre leurs congés : encore faut-il pouvoir prouver qu’on leur en a donné la possibilité effective.

📌 Un principe réaffirmé par la jurisprudence

Dans un arrêt du 9 avril 2025 (Cass. soc. n° 23-17723), la Cour de cassation rappelle clairement ce principe :

"Le droit aux congés payés ne se présume pas, il s’organise."

Une salariée, ayant acté la rupture de son contrat de travail aux torts de l’employeur, réclamait 13 jours de congés non pris. L’employeur n’a pas pu prouver qu’il avait mis en place les mesures nécessaires pour permettre la prise effective de ces jours. Résultat : il a été condamné à lui verser 1 267,56 €.

🔗 Voir la décision de la Cour de cassation

✅ Ce que doit faire un employeur :

1. Informer les salariés chaque année de leurs droits à congés (solde, période de référence, dates limites) ;

2. Planifier les congés avec les salariés et valider les dates dans un cadre légal ;

3. Conserver les preuves (courriels, affichages, logiciels RH, etc.) de l’information donnée et des congés proposés ;

4. Relancer les salariés en fin de période s’ils n’ont pas posé leurs congés.

   
   

⚠️ Risques en cas de litige

En cas de contestation, la charge de la preuve repose sur l’employeur. Un salarié n’a pas à prouver qu’il n’a pas pris ses congés ; c’est à l’employeur de prouver qu’il a tout fait pour qu’il puisse les prendre.

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